Az elmúlt évek digitális átalakulás, HR IT és HRIS bevezetés projektjei sok tanulságot hoztak. Ha visszatekintek, mindegyik esetben még a “lessons learned” megbeszélések is egyetlen fontos problémára mutattak, ami sok egyéb probléma okozója lett a projektek során: a tisztázatlan szerepkörök és “ki mit csinál”, meddig ér el a hatásköre a projektben.
Bár számtalan dokumentáció, feladatkiosztás, kommunikáció, megbeszélések és riport
támogatta a csapatmunkát, mégis örökös probléma volt munka tényleges elvégzése a kívánt minőségben, és hogy az igényeket valóban lefedje a megvalósítás. Többen úgy érezték, hogy beleszólnak a munkájukba, ellenőrzik őket, és nem hagynak neki teret.
A projekt tagok fáradtságát fokozta, hogy a folytonos konfliktus-kezelés és információ utáni kutatás további meetingeket és adminisztrációs felafdatokat generált. Sokszor egy-egy információ darab csak egy embernél volt megtalálható, és ezek összegyűjtése, elérhetővé tétele nem volt egyértelmű a projekt tagok számára, még akkor sem, ha ebben a projekt indulásakor megállapodtunk, és százszor átbeszéljük a projekt meetingeken is.
Mi a megoldás?
Az évek során szerzett tapsztalat átformálta a gondolkodásomat a projektvezetői szerepkörről. Az alábbi tevékenységek hatalmas pozitív változást hoztak a projektjeim eredményeiben.
a HR technológia projektek, mint a Workday, SuccessFactors implementáció legtöbbször egy megszabott módszertan alapján történik. Ilyenkor a vállalat kijelöl egy (külső vagy belső) HR és egy IT projektvezetőt is, és az implementációs partner is hoz egy projektvezetőt, az alattuk lévő szervezetben jól kell definiálni a szerepköröket. Ha ezt mindenki érti, egy nagy problémaforrást kiiktattunk.
a projektcsapattal problémákon és a megoldásukon dolgozunk, nem kiosztott feladatokon, így a csapattagok segítik egymást és megoldási ötleteiket megosztják egymással.
már nem követem, hogyan végzik el a feladatokat a projekt tagok, csak az eredményt figyelem. Lazább kontroll mellett komfortosan tudnak dolgozni a megoldáson – csökken a stressz, növekszik a kreativitás.
kipróbálunk új lehetőségeket és nem félünk hibázni – időt szánunk az egyes megoldási lehetőségek megértésére, és a legjobbnak tartott megoldási javaslattal megyünk tovább.
rendszeres kommunikáció zajlik a csapatban és a többi stakeholder felé, hogy tudják és értsék, mi zajlik, és hogy jól halad a projekt.
a vízió folyamatos megerősítése segíti az elköteleződést az egész vállalat részéről– miért csináljuk ezt a projektet? Mit akarunk vele elérni? milyen értéket teremtünk általa?
a stratégia rendszeres szem előtt tartása sínen tart bennünket – hogyan kívnjuk teljesíteni ezt a projektet? Mire számítsunk a projekt megvalósítása során?
és az egyik legfontosabb téma, ami folytonos megerősítést igényel, a leendő működés bemutatása: milyen változást hozunk létre a projekttel a vállatnál? hogyan fog működni a vállalat a projekt után?
Mindezek a tevékenységek könnyen beépíthetők a mindennapokba, növelik a megértést, erősítik a csapatmunkát és az elvárásoknak megfelelő eredményeket hoznak.
Antal Melinda
Digital HR Project Manager
Comments